Po nainštalovaní servera SchoolTool sa server automaticky zapne a reštartuje po zapnutí počítača.
Každý rok sa snažíme vytvoriť novú sériu balíčkov pre SchoolTool, aby zostal jasný prechod medzi hlavými vydaniami. Školy nechcú a nemali by chcieť inštalovať novú verziu počas školského roka.
Systém SchoolTool rozlišuje dva pojmy “predmety” a “skupiny”. Predmety opisujú čo je obsahom výučby. A oddiely sú skutočné skupiny študentov, ktorí sa tento obsah učia. Napríklad “Matematika pre prvý ročník”, “Literatúra” a “Algebra II” sú predmety. “Algebra II o 9:30 v prvom polroku” alebo “Algebra II v druhom polroku 2009/2010” sú oddiely.
Obdobia sú časové úseky školského roku, ktoré ktoré sa zhodujú s trvaním vyučovacích predmetov, napríklad polroky alebo štvrťroky.
Ak napríklad pracujeme s rovnakou skupinou študentov podľa toho istého plánu po celý rok, budeme potrebovať jedno dlhé obdobie. Ak sa plán alebo skupina študentov mení na konci polroka alebo štvrťroka, definujeme podľa toho obdobia.
Školský rok predstavuje ročný cyklus školy. Napríklad na konci každého roku väčšina študentov postúpi do vyššieho ročníka. Väčšina učiteľov sa začne pripravovať na začiatok ďalšiho roku. Obdobia musia vyplniť celý rok.
Nastavenie a zadanie údajov do študentského informačného systému je bezpochyby časovo náročný a zložitý proces. SchoolTool sa snaží poskytnúť niekoľko rôznych spôsobov, ktoré zohľadňujú stupeň nasadenia a technické možnosti.
V súčasnosti sa dajú využiť tri hlavné spôsoby: