Systém SchoolTool rozlišuje dva pojmy “predmety” a “skupiny”. Predmety opisujú čo je obsahom výučby. A oddiely sú skutočné skupiny študentov, ktorí sa tento obsah učia. Napríklad “Matematika pre prvý ročník”, “Literatúra” a “Algebra II” sú predmety. “Algebra II o 9:30 v prvom polroku” alebo “Algebra II v druhom polroku 2009/2010” sú oddiely.
Tam kde učiteľ učiteľ učí všetky predmety stále tú istú skupinu detí, ako napríklad v materskej škôlke, môžeme buď všetko zadefinovať ako jeden predmet (“Škôlka”) alebo ich rozdeliť (“Škôlka - Kreslenie”, atď.). Môžeme si vybrať, čo nám lepšie vyhovuje. Veci ako “triednicka hodina”, “konzultácie” alebo “prax”, ktoré prebiehajú počas naplánovaného času, ale nemajú vyučovací charakter a nie sú hodnotené, sa tak isto považujú za predmety.
Skupiny sa nedajú vytvoriť bez predmentov, takže v každom type využitia systému SchoolTool, v ktorom potrebujeme študentov a učiteľov zaradiť do skupín, potrebujeme mať predmety. Veľké a komplikovanejšie školy si predmety môžu naimportovať z tabuľkových hárkov alebo CSV súboru, aby ušetrili trochu času.
Predmety zoskupené podaľa rokov, preto sa dajú v ďalšom roku zaktualizovať bez toho, aby sme zmenili názvy alebo popis predmetov v predchádzajúcom roku.
Keď chceme vytvoriť predmety, prihlásime sa ako “manager,” klikneme na aktívny školský rok a potom na Predmety:
Potom klikneme na tlačidlo Nový predmet a vyplníme fromulár. Názov je povinný; popis je voliteľný:
Po kliknutí na Pridať by sme mali vidieť nový predmet:
Názvy predmetov, popisy a identifikátory sa tiež dajú naimportovať z textového súboru.
Na stránke so zoznameom predmetov vyberieme Importovať predmety. Môžeme nahrať buď textový súbor z lokálneho systémeu alebo použiť pole, do ktorého hodnoty buď skopírujeme z iného dokumentu alebo napíšeme ručne.
Formát, ktorý je potrebné použiť, je jednoduchý:
názov, popis (voliteľný), identifikátor (voliteľný)
Keď sme pripravený pokračovať, stlačíme Odoslať a ak import prebehosl úspečne, zobrazí sa správa “Import CSV textu prebehol úspešne”. Kliknutím na Zobraziť sa dostaneme späť do zoznamu predmetov: