In SchoolTool groups are used to model some default roles in a school as well as allowing a wide variety of custom groups to be created to suit local needs.
Na rozdiel od väčšíny webových aplikácií, SchoolTool nepoužíva relačé databázy ako napríklad MySQL alebo PostgreSQL. SchoolTool používa Zope Object Database alebo ZODB. ZODB má neaké špecifické vlastnosti, o ktorých by správca SchoolTool mal byť vedomí.
Ak sme nenastavili heslo pre osobu, potom sa nebude môcť prihlásiť.
V SchoolTool 2008.4, novo nainštalovaný SchoolTool server je prednastavený aby nebol prístupný cez sieť. Ďaľšie kroky pre povolenie prístupu z iných počítačov sú popísane nižšie. Pravdepodobne zmeníme toto fungovanie v budúcom vydaní, aby bolo viac zhodné s očakávania mi použivatelov.
SchoolTool umožňuje prispôsobiť údaje, ktoré sa budú ukladať o každej osobe. Ak používame SchoolTool ako hlavný školský informačný systém, môžeme si osobné údaje prispôsobiť podľa toho, ako ich vyžaduje štát, zriaďovateľ a podobne.
Kontaktné informácie – mená rodičov, adresy, telefónne čísla, email, atď.