Školský rok predstavuje ročný cyklus školy. Napríklad na konci každého roku väčšina študentov postúpi do vyššieho ročníka. Väčšina učiteľov sa začne pripravovať na začiatok ďalšiho roku. Obdobia musia vyplniť celý rok.

Nastavenie a zadanie údajov do študentského informačného systému je bezpochyby časovo náročný a zložitý proces. SchoolTool sa snaží poskytnúť niekoľko rôznych spôsobov, ktoré zohľadňujú stupeň nasadenia a technické možnosti.

V súčasnosti sa dajú využiť tri hlavné spôsoby:

člen vedenia (administrator) - Člen vedenia je osoba zodpovedná za chod samotnej školy. Patrí sem napríklad riaditeľ a zástupci školy.