Základne pojmy použité v programe OpenOffice.org Base

Databáza v programe Base obsahuje polia, ktoré obsahujú jednotlivé dáta. Každá tabuľka databázy je zoskupením polí. Pri vytváraní tabuľky tiež určíme charakteristiku každého poľa tabuľky. Formuláre sú určené pre vkladanie dát do polí. S jedným formulárom je spojená jedna alebo viac tabuliek. Formuláre môžu byť tiež použité na prezeranie polí jednej alebo viacerých tabuliek prepojených s formulárom. Dotaz vytvára novú tabuľku z existujúcich tabuliek, na základe toho ako vytvoríte dotaz. Zostava (správa) zoraďuje informácie z polí dotazu do dokumentu v zhode s našimi požiadavkami.

Program Base z kancelárskeho balíka OpenOffice.org pracuje s relačnými databázami (existujú i iné typy databáz). Takýto typ databáz umožňuje, aby malo jedno pole (viď nižšie) vzťah s ďalšími poľami.

Napríklad si predstavte databázu pre knižnicu. Takáto databáza obsahuje pole s menami autorov a iné pole s menom kníh. Medzi týmito poľami je očividný vzťah - autori a knihy, ktoré napísali. Knižnica môže obsahovať viac ako jednu knihu od toho istého autora. Takýto vzťah je známy ako 1:N jeden autor a viac ako jedna kniha. Väčšina, ak nie všetky vzťahy v databáze (v programe Base), je takéhoto typu.

Predstavte si databázu zamestnancov v rovnakej knižnici. Jedno pole obsahuje mená zamestnancov zatiaľ čo ďalšie obsahujú rodné číslo a iné osobné dáta. Vzťah medzi menami a rodnými číslami je 1:1 - každému menu prislúcha práve jedno rodné číslo.

Ak poznáte matematické množiny, relačné databázy môžeme jednoducho vysvetliť pomocou termínov množín: prvky, podmnožiny, zjednotenie, a prienik. Polia databázy sú prvky. Tabuľky sú podmnožiny. Vzťahy sú definované ako zjednotenia a prieniky podmnožín (tabuliek).

Takže ešte raz vysvetlenie jednotlivých pojmov, ktoré sa používajú v programe Base.

Databáza – množstvo údajov (dát), ktoré sú organizované v tabuľkách. Môže ju tvoriť viac tabuliek, ktoré navzájom súvisia.

Tabuľka - zoskupenie údajov s definovaným typom do stĺpcov s hlavičkou.

Relácia – trvalé spojenie tabuliek v databáze. Relácia sa používa na riadenie dátových väzieb medzi tabuľkami.

Formulár – umožňuje užívateľsky príjemnejší pohľad na databázu. Je možné zobraziť, vkladať a upravovať viac údajov z jedného záznamu alebo údaje zo záznamov prepojených tabuliek .

Dotaz – výber a zaradenie údajov podľa pravidiel, ktoré zadefinuje používateľ. Je ho možné použiť k spojovaniu údajov rôznych tabuliek a ďalších dotazov.

Záznam - jeden riadok tabuľky.

Pole - stĺpec tabuľky - súhrn rovnakých údajov v stĺpcoch

Dátový typ – určuje druh údajov, ktoré sú v danom poli uložené.

Správa / Zostava – spôsob prezentácie údajov pre výstupné zariadenie (monitor, tlačiareň).

Indexy - polia, podľa ktorých sa usporiadavajú záznamy. Nemusia byt definované, ale môžu.

Primárny kľúč – index, ktorý musí obsahovať každá tabuľka. Nedovoľuje uložiť duplicitný záznam do tabuľky a usporiadava záznamy do tabuľky.

Skôr ako začneme vytvárať databázu

Vytváranie databázy si ukážeme na konkrétnej databáze - Výdavky na prevádzku automobilu.

Prvý krok pri vytváraní databáz je spýtať sa sám seba veľa otázok. Všetky si zapíšte a nechajte si medzi nimi voľné miesto, aby ste medzi ne mohli neskôr dopisovať odpovede. Niektoré odpovede vás možno budú zrejmé, keď nad nimi trochu porozmýšľate.

Budete zrejme musieť tieto otázky prejsť niekoľkokrát, kým Vám nebude všetko jasné. Ak použijete na písanie otázok a odpovedí textový dokument, môžete otázky ľahšie presúvať, pridávať doplňujúce otázky alebo meniť odpovede.

Existujú niektoré otázky a odpovede, ktoré je potrebné si položiť pred tým, než začneme vytvárať databázu. Ak máme približnú predstavu, čo chceme dosiahnuť, môžeme si začať klásť otázky a hľadať na ne odpovede. Nakoniec možno objavíme, že budeme potrebovať ďalšie tabuľky a polia, teda viac, než sme predpokladali.

Aké polia budeme potrebovať? Výdavky spojené s prevádzkou auta môžeme rozdeliť do troch všeobecných oblastí: nákup paliva, údržba a prestoje. Výdavky na ročnú diaľničnú známku a pravidelné preskúšanie vodičov budú v samostatnej tabuľke: poplatky.

Aké polia sú potrebné v oblasti nákupu paliva? Dátum nákupu, údaj z kilometrovníka, cena paliva, množstvo paliva, spôsob platby. (spotreba paliva môže byť vypočítaná pomocou dotazu.)

Aké polia sú potrebné v oblasti údržby? Dátum servisného zásahu, údaj z kilometrovníka, druh servisného zásahu, cena servisného zásahu a dátum ďalšieho plánovaného servisného zásahu rovnakého typu (napríklad pri výmene oleja sa napíše, kedy bude treba znova vymeniť olej). Bude tiež dobré, ak budeme mať možnosť pripísať poznámky, preto pridáme aj takéto pole.

Aké polia sú potrebné v oblasti prestojov? Dátum, údaj z kilometrovníka, palivo (vrátane všetkých polí z tabuľky o palive), strava (vrátane obedov aj občerstvení), ubytovanie, mýtne, a ostatné. Vďaka tomu, že platby môžu byť realizované buď kartou alebo v hotovosti, pridáme i pole spôsob platby.

Aké polia budú v tabuľke kategórií jedla? Raňajky, obed, polievky, večera a občerstvenie. Bude dobré všetky typy občerstvenia alebo iba súhrn celkových denných výdavkov? Zvoľme si kompromis. Rozdelíme občerstvenie do dvoch polí: počet občerstvení a celková cena občerstvení. Budeme rovnako potrebovať spôsob platby pre každý typ jedla.

Ktoré polia sú spoločné pre viaceré oblasti? Dátum sa objavuje vo všetkých oblastiach rovnako ako údaj kilometrovníka a typ pladby. Ako využijeme informáciu o týchto troch poliach? Vďaka tomu, že pri prestojoch chceme, aby sa výdavky zobrazovali za každý deň, pole dátumu naznačuje vzťah medzi tabuľkou prestojov a dátumami v tabuľkách palivo a jedlo. To znamená, že polia dátumov môžu byť pri vytváraní databázy prepojené.

Typ platby zahrňuje bankomatovú kartu a hotovosť. Preto môžeme vytvoriť tabuľku s poľom typ platby a bude použitá ako vyberové pole vo formulároch.

Vytvorenie novej databázy

Novú databázu v kancelárskom balíku môžete vytvoriť niekoľkými spôsobmi. Môžeme spustiť program Base alebo môžete rovno v textovom editore Writer, do ktorého ste si písali otázky, zvoliť v ponuke nový dokument a vybrať databázu.

Po výbere sa spustí Sprievodca databázou, v ktorom môžete vytvoriť novú databázu alebo sa pripojiť už k existujúcej.

My vytvoríme novú databázu.

V druhom kroku sa nás sprievodca opýta či chceme zaregistrovať databázu. Zvolíme možnosť Áno. (Ak zvolíme nie nebude databáza prístupná pre ostatné programy kancelárskeho balíka).

Ďalšou predvolenou možnosťou je otvorenie databázy na úpravy. Túto možnosť necháme zapnutú. Poslednou možnosťou je použitie sprievodcov na vytvorenie tabuliek. Túto možnosť nemusíme zapínať pretože sprievodcu tabuľkou môžeme spustiť ručne.

Zvolíme teda dokončiť a zadáme meno databázy napríklad dopravnenaklady.

Vytváranie tabuliek databázy

V databáze tabuľky uchovávajú informácie o jednej skupine vecí v tzv. poliach. Napríklad tabuľka môže uchovávať adresár kontaktov, inventárny zoznam, telefónny zoznam alebo cenník. Databáza najčastejšie pozostáva z viacerých tabuliek ale môže pozostávať i z jednej tabuľky.

Ak chcete pracovať s tabuľkami kliknite na ikonu Tabuľky v ľavej časti s názvom Databáza alebo stlačte Alt+a. V strednej časti Úlohy sa objavia tri položky ktoré môžete použiť (viď obrázok).

V nasledujúcich podkapitolách si na našom konkrétnom príklade Výdavkov na prevádzku auta ukážeme ako vytvoriť tabuľky rôznymi spôsobmi.

Vytvorenie tabuľky pre výberový zoznam

Ak chcete rovnaké informácie použiť o viacerých poliach, navrhnite tabuľku pre každý typ informácie. Každá z takýchto tabuliek bude obsahovať iba dve polia: informačné pole a ID určujúce jeho poradie.

1. Tabuľku začnite vytvárať podľa pokynov Vytvorenie tabuľky v dizajnérskom móde. V tabuľke vytvorte dve polia TypPlatby a IDPlatby. Uistite sa, či je pri poli IDPlatby nastavená Automatická hodnota na Áno. Nastavte tiež pole IDPlatby ako primárny kľúč.
2. Uložte tabuľku pod názvom Typ platby.

Definovanie vzťahov

Teraz, keď už máme vytvorené tabuľky, aké sú vzťahy medzi nimi? Teraz je ten správny čas zadefinovať vzťahy na základe otázok a odpovedí, ktoré sme si položili na začiatku tejto knihy.

Každý deň budeme chcieť všetky prestoje naraz zaradiť aj do výdavkov, pretože väčšina výdavkov je v tabuľke Prestoje, ale palivo, ktoré sme kúpili tam nie je. Takže musíme prepojiť tieto dve tabuľky prostredníctvom poľa dátum. Vďaka tomu, že tabuľka Palivo môže mať viac ako jeden záznam za deň, vzťah medzi tabuľkou Prestoje a tabuľkou Palivo je 1:n.

Tabuľka Prestoje obsahuje aj niekoľko polí, v ktorých sa zadáva spôsob platby. Každému poľu spôsobu platby, prislúcha práve jeden záznam z tabuľky Typ platby. Preto sa jedná o vzťah 1:1: jedno pole z jednej tabuľky k jednému záznamu z inej tabuľky. Iné tabuľky tiež obsahujú polia pre typ platby. Vzťah medzi týmito poliami a tabuľkou Spôsob platby je vždy 1:1.

Pretože tabuľka Spôsob platby poskytuje iba statický zoznam, nebudeme definovať vzťah medzi Spôsobom platby a poliami iných tabuliek, ktoré používajú záznamy z tabuľky Spôsob platby. Urobíme to až pri vytváraní formulárov.

Tabuľky Palivo a Výdavky v skutočnosti nemajú vzťah, aj keď používajú rovnaké polia: Dátum a ÚdajZKilometrovníka. O vzťahu by sme mohli uvažovať iba vtedy, ak by tá istá osoba čerpala palivo a zároveň by dávala auto do servisu. Záznamy týchto tabuliek však vo všeobecnosti nemajú žiadne spoločné polia.

Keď budete vytvárať svoju vlastnú databázu, bude musieť určiť aj to, ktoré tabuľky budú prepojené a o aký typ prepojenia sa bude jednať.

Vzťahy začneme definovať tak, že v z hlavného menu vyberieme Nástroje > Vzťahy. Otvorí sa okno Automobily – Office.org Base: Vytváranie relácií. V tomto okne sa nachádzajú dve ikony, ktoré budeme používať: Pridať tabuľky a Nová relácia.

1. Ak sa okno Pridať tabuľky neotvorí automaticky Kliknite na ikonu Pridať tabuľky.
   1. Existujú dva spôsoby ako pridať tabuľku do okna na návrh vzťahov.
      • Dvojitým kliknutím na meno tabuľky. V našom prípade to urobte pri oboch tabuľkách Prestoje a Palivo.
      • Kliknutím na meno a potom na tlačítko Pridať.
   2. Keď ste obe tabuľky pridali kliknite na tlačítko Zatvoriť.
      
2. Zadefinujte vzťah medzi tabuľkou Prestoje a Palivo.
   
   1. Opäť existujú dva spôsoby:
      • Kliknutím a presunutím poľa Dátum z tabuľky Palivo na pole Dátum v tabuľke Prestoje. Keď pustíte ľavé tlačítko myši, vytvorí sa prepojenie medzi dvoma poliami.
        
      • Kliknite na ikonu Nová relácia. Otovorí sa okno Relácie. Obe naše tabuľky sú zobrazené v časti Zahrnuté tabuľky.
      • Pod štítkom Palivo kliknite na rozbaľovací zoznam a vyberte Dátum.
      • Pod štítkom Prestoje klinite na rozbaľovací zoznam a vyberte Dátum.
      • Kliknite na tlačítko OK.
        
3. Upravte Aktualizovať možnosti a Zmazať možnosti v spodnej časti okna Ralácie.
   1. Kliknite pravým tlačítkom na čiaru prepájajúcu polia Dátum v oboch tabuľkách, aby sa otvorila kontextová ponuka.
   2. Z kontextovej ponuky vyberte Upraviť.
   3. na rozbaľovací zoznam a vyberte Dátum.
   4. V okne Relácie vyberte Aktualizovať kaskádu a Zmazať kaskádu.

Aj keď tieto nastaveniea nie sú nutné, pomôžu. Pomocou týchto nastavení umožníte aktualizovať tabuľku, ktorá má definovaný vzťah s inou tabuľkou. Umožňujú tiež zmazať pole z tabuľky.

Vytváranie formulára v programe Base

Databáza slúži na uchovávanie dát. Ale ako tie dáta do tej databázy dostaneme? Na tento účel slúžia formuláre. V databázovej terminológii sa pod pojmom formulár chápe rozhranie na vkladanie a úpravu dát.

Jednoduchý formulár obsahuje polia z tabuľky. Komplexnejšie formuláre môžu obsahovať oveľa viac. Môžu obsahovať dodatočný text, grafiku, výberové zoznamy a mnohé ďalšie prvky.